Spamchek
«Archivage Compliance»

Que vous le vouliez ou non, vous êtes tenus de conserver les e-mails durant 10 ans. La loi prescrit que toutes correspondances liées à l'entreprise doivent être conservées durant 10 ans (art. 962 du CO). Les e-mails ne font pas exception. Le pronom personnel "vous" auquel nous nous référons ne concerne pas les administrateurs du système IT mais la direction de l'entreprise ou le conseil d'administration. Car en cas de violation de la loi, ce sont ces organes qui sont exposés aux sanctions prévues par la loi.

Si vous êtes déjà contraints à conserver les documents durant une telle durée autant le faire à moindres coûts et ressources. Spamchek «Archivage Compliance» vous permet d'atteindre ces objectifs. Cette application archive tous les courriers électroniques entrants et sortants de votre entreprise, automatiquement et durant dix ans, sans que vous n'ayez à lever le petit doigt. Le tout sans installation et sans investissement.

Fonctionnement de Spamchek «Archivage Compliance» :

1. Votre administrateur IT a seulement besoin de changer la configuration de votre serveur mail, afin que tous les e-mails sortants transitent par notre serveur. Ce changement dure à peine cinq minutes et déjà vous pourrez profiter des avantages de Spamchek.
2. Nous effectuons pour chaque e-mail sortant une copie, dotée d'une signature numérique, sur nos serveurs de pointe haut de gamme. Grâce à ce procédé, aucune modification portée aux e-mails ne passerait inaperçues. Ainsi, l'e-mail conserve son intégrité et peut être archivé.
3. En outre, le duplicata sera chiffré. Seul vous connaissez le mot de passe, de sorte que personne d'autre ne peut lire vos e-mails.
4. Les e-mails signés et chiffrés sont sauvegardés durant 6 mois sur nos serveurs redondants. Ensuite, ils seront copiés sur des bandes. A vrai dire deux bandes. Celles-ci ont une durée de vie d'au moins 10 ans et seront stockées en deux endroits différents et sécurisés.
5. A défaut d'accord contraire prévu dans le contrat, nous détruirons les données archivées après 10 ans.

Qu'en est-il, si vous avez besoin d'un e-mail archivé?

Dans ce cas, nous vous prions de nous envoyer un e-mail et de nous indiquer à quelle date ou période l'e-mail recherché a été envoyé ou reçu. Vous recevrez de notre part tous les courriers de la période concernée sur un support de données ou à télécharger. Pour lire l'e-mail, il faudra alors saisir le mot de passe qui vous a été attribué et le tour est joué.

Répondre aux exigences légales avec un minimum d'investissement

Spamchek Compliance archive vos e-mails en se conformant aux exigences légales. Pour ce faire, il vous suffit de changer deux petites données sur votre serveur mail. Votre investissement est petit : vous payez une taxe annuelle par utilisateur au lieu d'investir dans du matériel (hardware et logiciels) et la maintenance.

Archiver les e-mails de spam?

Nous recommandons pour une simple et bonne raison de combiner Spamchek Compliance et Spamchek anti-spam et anti-virus. En effet, Spamchek Compliance archive tous les courriers entrants, dont le 90 % est du spam, il sera d'autant plus difficile de retrouver un e-mail dans une archive non triée au préalable.

Souhaitez-vous avoir un accès personnel à l'archive en ligne?

Dans ce cas, nous vous conseillons Spamchek Archive en ligne. Ce dernier pourvoit à chaque utilisateur un accès en ligne à Spamchek Compliance-Archive.